We hebben SnackboxToGo geholpen met het onder controle krijgen van hun complexe inkoop-, productie-, warehousing- en logistieke processen.
Snackboxtogo is een toeleverancier van kant-en-klaar maaltijden en snacks voor vliegmaatschappijen. Het snelgroeiende bedrijf heeft een complexe supply chain, met meerdere externe productiepartners, magazijnen en toeleveranciers, verspreid over meerdere landen.
Door de groei van het bedrijf kwamen er naast nieuwe klanten ook nieuwe producten, productie locaties en medewerkers. Het beheersen van de gehele operatie werd een steeds grotere uitdaging. Data was verspreid over diverse Excel sheets, Dropbox en e-mail. Om de actuele voorraad in externe warehouses te peilen moest de telefoon gepakt worden. Bij aanvragen van klanten duurde het meerdere uren tot ruim een dag voordat Snackboxtogo wist of ze konden leveren. Kortom; deze situatie was niet houdbaar.
David en Matthijs, de nieuwe generatie in het familie bedrijf, beseften zich goed dat digitalisering van hun processen noodzakelijk was om verdere groei te realiseren. Ze hadden al een aantal standaard software pakketten geimplementeerd, maar geen van deze tools dekte de volledige processen en onderlinge communicatie was niet mogelijk. Er was behoefte aan een systeem dat de gehele supply chain kon overzien en managen.
Snackboxtogo heeft ons in eerste instantie gevraagd de processen rondom productie en voorraad te digitaliseren, daarbij rekening houdend met de traceerbaarheid van ingredienten en eindproducten.
Om een goed overzicht te krijgen van de processen hebben we in een vroeg stadium een productie locatie en magazijn bezocht. Al snel trokken we de conclusie dat we naast alle voorraad mutaties ook een prognose moesten maken waarin alle toekomstige productie-, inkomende,- en uitgaande orders en derving zijn meegenomen. Inmiddels is het systeem verder uitgebouwd en kunnen externe productie locaties en magazijn zelf hun opdrachten ophalen en afmelden in het systeem.
Hieronder een lijst van de belangrijkste modules en hoogtepunten die de basis van de digitalisering van Snackboxtogo vormen.
Prijsafspraken: De juiste prijs met de juiste incoterms, in deze branch zijn prijsafspraken per product en klant gebruikelijk. Deze afspraken waren verspreid in diverse excel files en e-mails. In het nieuwe systeem worden de prijsafspraken en leveringscondities direct vastgelegd op een product en automatisch toegepast bij het invoeren van orders.
Voor de inkoop kant geldt hetzelfde, ook hier worden de afgesproken prijzen automatisch toegepast en bij het maken van een inkoop order is onder andere de MOQ en Lead time informatie direct inzichtelijk.
De traceerbaarheid van de ingredienten en snacks is van groot belang. In het nieuwe systeem zijn alle producten (ingredienten en eindproducten) voorzien van een unieke batch code. Bij het maken van een productie bon worden de ingredienten geregistreerd en zijn deze traceerbaar tot op de batch code.
In het geval van een calamiteit is het belangrijk om snel overzicht te krijgen van het gebruik van bepaalde ingredienten. Dit is verwerkt in het systeem.
Vanuit sales komen orders binnen, productie wordt ingepland en aan de hand van deze planning kunnen ingredienten ingekocht worden.
Door prijsinformatie beschikbaar is in het systeem is financiele rapportage ook eenvoudig in te zien.
Externe warehouses en productie locaties kunnen inloggen en (uiteraard) uitsluitend hun eigen orders inzien en afhandelen.
Hiervoor is een uitgebreid authorisatie systeem met diverse rollen en 2-factor authorisatie geimplementeerd.
Azure, PHP (Symfony), MySql, DevOps: De technische implementatie omvat het gebruik van Microsoft Azure voor de hosting, de applicatie zelf is ontwikkeld als moderne Symfony app (PHP en Mysql) ondersteund door de DevOps-expertise van ons team waardoor we meerdere keren per dag geautomatiseerd kunnen releasen zonder downtime.
Om de juiste features op het juiste moment te ontwikkelen hebben we wekelijkse meetings met David en Matthijs gehouden, waarin we samen de prioriteiten bepaalden en we hen meenamen in de ontwikkeling van het systeem.